分類の基準を一つ決める
テーマ、文書の種類、業務上の用途のどれで分類するか決めましょう。基準を混ぜると、研究論文が参考資料でもあるように判断が曖昧になります。必要なら基準ごとに分類します。
AI文書分類ツール｜テーマ・用途別に整理
分類ラベルを設定し、文書の内容に基づく提案を確認。不明確なファイルは保留して見直せます。
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AI文書分類とは？
AI文書分類は、文書の内容と事前に決めたラベルに基づいて資料を整理する方法です。テーマ、目的、文書の種類などで分類できます。適切な分類では、ラベルの根拠を示し、判断しにくいファイルを無理に振り分けません。
iWeaverの文書チャットに分類ルールを伝えると、候補を提案できます。まずは少数の資料を用意し、各ラベルの対象を定義して提案を確認しましょう。ファイル名の変更やフォルダー移動、アクセス権の設定が自動実行されるわけではありません。
分類前にルールを明確にする
各カテゴリーの対象を定義する
ラベルごとに含める条件を決め、必要に応じて対象外の例も示しましょう。「インタビュー記録」「公開済み研究」は「役立つ情報」より明確で、確認もしやすくなります。
本文に基づく理由を求める
短い説明と、可能なら根拠となる箇所を求めます。ファイル名だけでは誤解が生じるため、本文を参照させ、提示された理由がルールに合うか確認しましょう。
重複や判断保留を残す
複数ラベルを許可するか決めましょう。判断できない資料は「要確認」に入れ、理由も示してもらいます。難しいケースを「その他」に隠さず、ルールを改善できます。
プロジェクト資料の分類例
論文、インタビュー記録、提案書の草案があるとします。以下はプロジェクト内での役割による分類例です。実際に分類済みという意味ではなく、用途に応じて調整できます。
| カテゴリー | 該当する条件 | 区別するもの |
|---|---|---|
| 背景調査 | 既存の根拠や背景情報を提供する | このプロジェクト向けに新しく書いた提案 |
| インタビュー資料 | 会話やインタビューを記録する | 複数資料を統合した後の要約 |
| 作業用成果物 | プロジェクト固有の成果を作成する | 成果の根拠となる外部資料 |
| 要確認 | 役割が不明確、またはルールが競合する | 根拠のない強制的な分類 |
入力例：「次の定義に従って各資料の分類を提案してください。資料名、候補ラベル、理由、確認事項を出力してください。情報が足りなければ無理に分類せず、文書の用途とテーマを別々に判断してください。」
根拠を確認しながら文書を分類する方法
01
カテゴリーと割り当てルールを設定
各カテゴリーを短く定義し、複数ラベルの可否を決めます。未確定の分類先や内容が重なる場合の扱いも指定し、まずは一つの基準から始めましょう。
02
資料を追加して分類候補を取得
関連する文書を選び、資料名を明記します。ファイル名、提案ラベル、本文に基づく理由、不明点を出力させます。結果は自動整理ではなく、確認用の提案です。
03
例外を確認して分類ルールを改善
提案を定義と照らし合わせ、判断が難しい資料を確認します。同じ問題が続く場合は、資料を増やす前にルールを見直しましょう。元ファイルと確認済みの決定は保存します。
さまざまな文書を目的に合わせて整理
分類提案とファイル管理上の判断を分ける
複数の内容を含む文書は慎重に確認
一つのファイルに複数の種類やテーマが含まれることがあります。必要なら複数ラベルを付けるか、章ごとに確認しましょう。分類提案だけでファイルが分割されるわけではありません。
ラベルは整理のために使い、評価に流用しない
テーマや用途のラベルを、そのまま品質評価、機密区分、アクセス制御に使わないでください。これらの判断には別の基準と確認手続きが必要です。
よくある質問
整理した文書を実用的な知識へ
文書作業の次のステップに合うツールを選びましょう。